Proforma Tropical apporte le plus grand soin à la protection des données à caractère personnel qu’elle collecte et considère la protection des données à caractère personnel comme étant d’une importance fondamentale pour le fonctionnement de ses activités. Les données à caractère personnel que nous collectons sont protégées et traitées avec le plus grand soin, dans le respect de la règlementation en vigueur et en application des dispositions de la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés et du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (ci-après désigné « RGPD »).

La présente politique de confidentialité s’adresse aux personnes extérieures à notre organisation avec lesquelles nous interagissons, y compris les visiteurs de notre site internet www.proforma-tropical.com (ci-après désigné, le « Site »), nos prospects, nos clients, nos partenaires ou des candidats (conjointement, « vous »).

Dans le cadre de notre engagement à protéger vos données à caractère personnel de manière transparente, nous voulons vous informer :

Des catégories de données à caractère personnel collectées et traitées par Proforma Tropical ;
De la manière et des finalités pour lesquelles Proforma Tropical collecte et traite vos données à caractère personnel ;
Du fondement légal en vertu duquel vos données à caractère personnel sont traitées ;
Des catégories de destinataires de vos données à caractère personnel ;
De vos droits et de nos obligations par rapport à un tel traitement.

  1. QUI EST LE RESPONSABLE DU TRAITEMENT DE VOS DONNÉES ?
    Le responsable du traitement de vos données à caractère personnel est la société Proforma Tropical (ci-après désignée par « Proforma Tropical » ou « nous », « nos »).
  2. QUELLES DONNÉES PERSONNELLES TRAITONS-NOUS ET POUR QUELLES FINALITÉS ?
    Proforma Tropical collecte et traite uniquement les données personnelles vous concernant pour lesquelles elle a des bases légales. Les bases légales incluent votre consentement (lorsque vous avez donné votre accord pour le traitement de vos données), l’exécution d’un contrat (lorsque le traitement des données est nécessaire à l’exécution du contrat conclu entre Proforma Tropical et vous-même), le respect d’une obligation légale, et les “intérêts légitimes” de Proforma Tropical .

En tant que responsable de traitement, Proforma Tropical collecte et traite les données suivantes, pour les finalités détaillées ci-après :

Inscription à la newsletter, programme de fidélité, gestion des offres promotionnelles :

  • Données d’identification : état civil, nom, prénom.
  • Données de contact : adresse email.

    Relation client, gestion des comptes clients et des commandes :
  • Données d’identification : état civil, nom, prénom, date de naissance (optionnel).
  • Données de contact : adresse email, adresse postale, numéro de téléphone.
  • Données relatives à la commande : données relatives au paiement, données de facturation, données de livraison (adresse, incident, date etc.).

    Gestion du site internet et réalisation de mesures d’audience :
  • Adresse IP, le type de navigateur, la langue, le système d’exploitation, les informations de l’appareil (y compris les identifiants de l’application et de l’appareil), la page Web de référence, les pages visitées, la localisation et les autres informations collectées par les Cookies (selon les autorisations que vous nous avez accordées).

    Gestion des candidatures spontanées et des recrutements :
  • Données d’identification : état civil, nom, prénom, âge / date de naissance.
  • Données de contact : adresse email, adresse postale, numéro de téléphone.
  • Données relatives à la candidature : poste occupé, niveau d’expérience, domaine d’activité, cursus professionnel et l’ensemble des données à caractère personnel figurant sur le CV, la lettre de motivation ou tout autre document auquel Proforma Tropical aurait accès dans le cadre de la candidature.

    Gestion des demandes reçues via le formulaire de contact :
  • Données d’identification : état civil, nom, prénom.
  • Données de contact : adresse email.
  • Sujet de votre demande, contenu de votre message.

    Vigilance sanitaire et Cosmétovigilance :
  • Données d’identification de la personne exposée à l’effet indésirable : données permettant d’identifier indirectement la personne (âge, sexe, type de peau etc.), sauf dans l’hypothèse où la personne exposée à l’effet indésirable est également la personne le signalant. Dans cette hypothèse, la notification de l’évènement indésirable directement par la personne exposée a pour effet de lever le secret de son identité.
  • Données d’identification et de contact de la personne signalant l’effet indésirable : nom, prénom, adresse email, adresse postale, téléphone, spécialité du professionnel de santé (le cas échéant).
  • Données de vigilance sanitaire et de cosmétovigilance : données relatives à l’identification du produit concerné par le signalement de l’effet indésirable (type de produit, numéro de lots etc.), données de santé (nature du ou des effets indésirables, traitements administrés, antécédents, facteurs de risques, type de peau (sensible / non sensible), informations relatives à l’utilisation du produit concerné).

Le caractère obligatoire ou facultatif des données que vous renseignez vous est signalé lors de leur collecte.

  1. À QUELLES CATÉGORIES DE DESTINATAIRES VOS DONNÉES SONT-ELLES TRANSMISES ?
    Proforma Tropical garantit la confidentialité de vos données personnelles. Les données à caractère personnel que nous collectons nous sont destinées en notre qualité de responsable du traitement. Elles pourront être communiquées aux catégories de destinataires listées ci-dessous pour les finalités visées dans la présente politique de confidentialité. Ces opérations sont réalisées sur la base d’instruments conformes à la réglementation applicable et aptes à assurer la protection de vos données personnelles et le respect de votre vie privée.

Ainsi, aux fins énoncées ci-dessus, Proforma Tropical est susceptible de partager vos données à caractère personnel avec des tiers, mais uniquement dans les cas suivants :

Proforma Tropical est susceptible de faire appel à des prestataires de services, mandataires ou fournisseurs pour assurer des prestations techniques. Ces tiers doivent à tout moment garantir des niveaux de sécurité élevé à l’égard de vos données à caractère personnel et sont liés, le cas échéant, par un accord juridique en vertu duquel ils sont tenus de préserver la confidentialité et la sécurité de vos données à caractère personnel, et de les traiter uniquement selon les directives de Proforma Tropical ;

Proforma Tropical ne transfère pas vos données en dehors de l’Espace Economique Européen (EEE). Toutefois, si cela devait arriver, Proforma Tropical mettra en place des mécanismes contractuels et des processus juridiques contraignants pour légalement transférer les données personnelles au-delà des frontières de la zone EEE et sécuriser ces flux de données ;
Proforma Tropical est amenée à porter vos données personnelles à la connaissance de certains de ses salariés, soumis également à une obligation de confidentialité, et dans le strict et seul cadre des finalités mentionnées ci-dessus ;
En cas de fusion ou d’acquisition de Proforma Tropical , en totalité ou en partie, par une autre société ou si Proforma Tropical venait à vendre ou céder tout ou partie de ses activités, l’acquéreur aurait accès aux informations collectées par Proforma Tropical , et notamment aux données à caractère personnel, sous réserve des lois en vigueur. De même, les données à caractère personnel peuvent être transférées dans le cadre d’une restructuration de l’entreprise, d’une procédure d’insolvabilité ou de tout autre événement similaire, si la législation applicable le permet et conformément à celle-ci ;
Proforma Tropical peut également divulguer vos données à caractère personnel lorsque la loi l’y oblige à des autorités légalement habilitées et ce pour satisfaire ses obligations légales, réglementaires ou conventionnelles, notamment à ses obligations en matière de cosmétovigilance auprès de l’Agence Nationale de Sécurité du Médicament et des produits de santé (ANSM).

Dans tous les cas, Proforma Tropical fera ses meilleurs efforts pour assurer la confidentialité et la sécurité des données personnelles traitées lors de leur transmission aux entités précitées.

  1. POUR QUELLES DURÉES CONSERVONS-NOUS VOS DONNÉES ?
    Les durées de conservation que nous appliquons à vos données à caractère personnel sont limitées et proportionnées aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées. La durée de conservation des données personnelles par nos services est variable et déterminée par différents critères, dont :

la finalité pour laquelle nous les utilisons : Proforma Tropical doit conserver les données pendant la période nécessaire à l’accomplissement de la finalité liée au traitement ; et
les obligations légales : la législation ou la réglementation peut fixer une durée minimale pendant laquelle nous devons conserver les données personnelles.

Nous organisons notre politique de conservation des données en fonction de ces critères et sommes à votre disposition pour répondre à vos éventuelles interrogations.

Par ailleurs, vos données sont conservées jusqu’à ce que vous en demandiez la suppression. En cas de demande de suppression, toutes vos données seront définitivement supprimées dans les trente (30) jours suivants votre demande, dans la mesure où cette suppression est autorisée par la règlementation en vigueur.

  1. DE QUELS DROITS DISPOSEZ-VOUS SUR VOS DONNÉES ?
    Votre droit à l’information – La présente politique de confidentialité vous informe de l’identité du responsable de traitement, des finalités et bases légales pour lesquelles vos données sont traitées, de la durée de conservation de vos données et des destinataires ou catégories de destinataires avec lesquels sont partagées vos données personnelles ainsi que de vos droits. Si nous décidons de traiter des données pour des finalités autres que celles indiquées, toutes les informations relatives à ces nouvelles finalités vous seront communiquées.

Votre droit d’accès et à la rectification de vos données – Vous disposez du droit d’accéder aux données à caractère personnel vous concernant dont nous disposons. Vous pouvez également nous demander que vos données personnelles soient, selon les cas, rectifiées ou complétées si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées.

Votre droit à l’effacement de vos données – Vous pouvez nous demander l’effacement de vos données personnelles dans les cas définis par la loi.

Votre droit à la limitation du traitement de vos données – Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles dans les cas prévus par la loi.

Votre droit de vous opposer au traitement de vos données – Vous avez le droit de vous opposer à un traitement de données vous concernant pour des raisons tenant à votre situation particulière. Néanmoins, l’exercice de ce droit ne sera pas possible lorsqu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement de vos données au regard de la législation ou de la réglementation et notamment par exemple dans le cadre du respect de nos obligations en matière de cosmétovigilance ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Votre droit à la portabilité de vos données – Vous disposez du droit à la portabilité de vos données personnelles lorsque la loi le permet. A ce titre, vous pouvez nous demander de transférer vos données à un autre organisme ou de vous les communiquer.

Votre droit de retirer votre consentement – Lorsque les traitements de données que nous mettons en œuvre sont fondés sur votre consentement, vous pouvez le retirer à n’importe quel moment. Nous cesserons alors de traiter vos données à caractère personnel sans que les opérations antérieures pour lesquelles vous aviez donné votre consentement ne soient remises en cause.

Votre droit d’introduire un recours – Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL ou auprès de toute autre autorité de contrôle.

Votre droit de définir des directives post-mortem – Vous avez la possibilité de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès et ce auprès d’un tiers de confiance, certifié et chargé de faire respecter la volonté du défunt conformément aux exigences du cadre juridique applicable.

Les modalités d’exercice de vos droits – Tous les droits énumérés ci-avant peuvent être exercés à l’adresse email suivante contact{@}Proforma-tropical.com

  1. COMMENT PROTÉGEONS-NOUS VOS DONNÉES PERSONNELLES
    Toutes les précautions utiles sont prises pour assurer la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles, notamment pour empêcher leur perte, altération, destruction ou utilisation par des tiers non autorisés. Nous suivons les normes généralement acceptées, y compris l’utilisation de protections administratives, physiques et techniques appropriées, pour protéger les données personnelles qui nous sont soumises et mettons en place des mesures de sécurité techniques et opérationnelles adéquates. Ces mesures tiennent compte de la sensibilité des données personnelles que nous collectons, traitons et stockons et de l’état actuel de la technologie.

En outre, nous demandons à nos prestataires et sous-traitants pouvant avoir accès aux données personnelles, de mettre en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées à l’égard de ces données.

De plus, les salariés de Proforma Tropical qui auraient accès à vos données à caractère personnel en raison de leurs attributions, sont soumis à la plus grande confidentialité à cet égard.

Cependant, bien que nous nous efforcions d’utiliser des moyens raisonnablement acceptables pour protéger vos données personnelles, nous ne pouvons pas garantir leur sécurité ou leur confidentialité absolue, mais nous garantissons de faire tous les efforts raisonnables pour éviter tout abus ou perte.

  1. COOKIES
    Sous réserve de votre consentement lorsque la loi l’exige, le Site utilise des cookies, des traceurs et des technologies similaires (ci-après les « Cookies »). Les Cookies sont des petits fichiers textes stockés sur le disque dur de votre terminal (ordinateur, tablette, mobile) à l’occasion de la consultation d’un service en ligne. Les Cookies remplissent différentes fonctions, et notamment vous permettent de naviguer entre les pages avec efficacité, se souviennent de vos préférences et permettent l’affichage de publicités.

8.1 POURQUOI UTILISONS-NOUS DES COOKIES ?
Nous utilisons des Cookies afin de faciliter et d’améliorer la navigation sur le Site (par exemple en se rappelant les paramètres des préférences des utilisateurs) et d’adapter notre Site à vos intérêts et besoins. Les Cookies peuvent également être utilisés pour contribuer à accélérer vos futures visites et expériences sur notre Site (par exemple en conservant vos identifiants de connexion).

Nous utilisons également des Cookies pour collecter des statistiques anonymes et globales, qui nous permettent de comprendre comment les utilisateurs exploitent notre Site et en améliorer la structure et le contenu.

Lorsque les Cookies que nous utilisons traitent vos données personnelles, ce traitement est effectué conformément à la règlementation applicable à la protection des données personnelles.

8.2 QUELS SONT LES DIFFÉRENTS TYPES DE COOKIES QUE NOUS UTILISONS ?
Le Site utilise différents types de Cookies qui nécessitent votre consentement avant que le Cookie ne soit installé sur votre terminal, à l’exception des Cookies techniques. Vous trouverez ci-dessous une liste des différents types de Cookies que nous utilisons sur notre Site.

a. Cookies techniques
Les Cookies techniques, sont nécessaires au bon fonctionnement de notre Site et à l’utilisation de ses fonctionnalités. Sans ces Cookies, notre Site ne fonctionnerait pas aussi efficacement que nous le souhaiterions et nous risquons de ne pas pouvoir mettre le Site à votre disposition, ni fournir certaines fonctionnalités ou certains services demandés. Il s’agit par exemple des traceurs permettant de conserver le choix exprimé par les utilisateurs sur le dépôt de cookies, les traceurs destinés à l’authentification auprès d’un service, y compris ceux visant à assurer la sécurité du mécanisme d’authentification ou encore les traceurs destinés à garder en mémoire le contenu d’un panier d’achat sur un site marchand ou à facturer, à l’utilisateur, le(s) produit(s) et/ou service(s) acheté(s). Leur dépôt n’est pas soumis à votre consentement.

b. Cookies de préférence
Nous utilisons également des Cookies de préférence qui permettent à notre Site de se souvenir de vos choix (tels que votre nom d’utilisateur, votre langue ou votre pays) à des fins de personnalisation. Ces Cookies sont exemptés de consentement.

c. Cookies d’analyse
Notre Site peut également utiliser des Cookies d’analyse et de mesures d’audience (par exemple Google Analytics). Ces Cookies collectent des informations sur la façon dont vous utilisez et naviguez sur notre Site. À titre d’exemple, ces Cookies garderont en mémoire les pages les plus consultées, les pages de renvoi/sortie, l’horodatage et le parcours de navigation. Nous utilisons ces informations pour analyser les tendances, gérer le Site ou suivre le parcours de navigation des utilisateurs sur notre Site.

d. Cookies publicitaires / Cookies de tiers
Des Cookies peuvent être déposés sur votre navigateur, avec votre consentement, par nos partenaires agissant en qualité de responsables de traitements en vue de proposer leurs services. Ces tiers placent des Cookies sur votre appareil lorsque vous consultez notre Site notamment à des fins de publicité ciblée ou à l’occasion de l’intégration sur notre Site de certains modules et fonctionnalités, comme les boutons de réseaux sociaux. Vous trouverez davantage d’informations concernant ces Cookies dans la politique de confidentialité de ces tiers.

Vous trouverez ci-dessous une liste détaillée des différents types de Cookies présents sur le Site :

Nom du Cookie Catégorie du Cookie (Fonctionnel, Analyse, Publicitaire) Finalités Durée de conservation
Google Analytics Analyse Analyse des tendances
Facebook Pixel Publicitaires Publicité ciblée 180 jours
Google Ads Publicitaires Publicité ciblée
Hubspot Publicitaires Newsletter
Hotjar Analyse Analyse des tendances

8.3 COMBIEN DE TEMPS LES COOKIES SONT-ILS CONSERVÉS ?
Les Cookies font l’objet d’un délai maximum de conservation de treize (13) mois après leur installation initiale sur le terminal de l’utilisateur, tel que l’exige le droit applicable.

8.4 COMMENT CONTRÔLER LES COOKIES SUR NOTRE SITE INTERNET ?
Lors de votre arrivée sur le Site, une interface de gestion vous informe de la présence de Cookies et vous invite à indiquer vos choix et d’accepter / de refuser chaque catégorie de Cookies. Les Cookies ne sont déposés que si vous les acceptez, à l’exception des Cookies fonctionnels nécessaires au fonctionnement du Site.

Vous pouvez également gérer, désactiver et autoriser les Cookies en configurant vos paramètres de navigation directement depuis votre navigateur.

  1. DES QUESTIONS ?
    Si vous avez des questions concernant la présente politique de confidentialité ou nos pratiques en matière de protection des données personnelles et/ou de gestion des cookies, veuillez nous contacter en nous adressant un e-mail à l’adresse indiquée au point 6.
  2. MISE À JOUR
    Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique afin de tenir compte des changements apportés aux diverses réglementations et pratiques en vigueur. Les changements que nous apporterons à notre politique seront directement publiés sur la page dédiée de notre Site Internet. Si nous apportons des modifications à la présente politique de confidentialité qui affectent de manière substantielle la manière dont nous traitons vos données personnelles, nous vous contacterons par tout moyen de communication pour vous en informer.